Automatisation dans une entreprise. 12 choses qui fonctionnent sur le pilote automatique

Automatisation dans une entreprise. 12 choses qui fonctionnent sur le pilote automatique

Comment automatiser la communication avec les clients

Pensez-vous que l'automatisation de la relation client n'a de sens que dans les grandes entreprises? Peut-être que dans un instant vous changerez d'avis. Je vais vous montrer comment faciliter votre travail, même si vous avez plus d'une douzaine de destinataires.

1. Acquisition de leads

Mon entreprise publie le magazine "Children's Industry" – Je gagne en vendant des publicités. Le groupe cible est les fabricants et distributeurs de jouets et d'articles pour enfants. Que ne puis-je pas faire pour les frapper au hasard? Comment trouvez-vous ceux qui me connaissent déjà et qui sont les plus intéressés à acheter?

Il y a bien sûr l'onglet "Publicité" sur la page Child Industry. Cependant, il n'y a que des informations de base. Pour en savoir plus, cliquez sur le lien "Télécharger l'offre promotionnelle complète".

Lorsque le client délivre un e-mail, le système lui envoie automatiquement un PDF. Dans le même temps, mon vendeur obtient l'adresse d'une telle personne pour les contacter. L'ensemble du processus est géré par Quform – un plugin WordPress.

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2. Relations clients (CRM)

Bien entretenir la clientèle nécessite beaucoup de travail. Par conséquent, dans de nombreuses entreprises, il est incomplet, les numéros de téléphone et autres données sont manquants. Tout le monde ne saisit pas les e-mails, conversations et réunions envoyés en temps réel. Ce n'est pas surprenant. Les concessionnaires aiment généralement parler aux gens, mais l'enregistrement du travail est une douloureuse responsabilité pour eux.

J'ai pu résoudre ce problème en changeant le système CRM en Salesflare. Ses principales fonctions sont:

  • saisie automatique des données clients sur la base du pied de page e-mail et des profils de réseaux sociaux,
  • historique des e-mails (intégration avec Gmail et Outlook),
  • historique des appels – grâce aux applications Android et iOS,
  • rencontrer l'histoire – grâce à l'intégration avec le calendrier.

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3. Présentation du client

Lorsque ma femme et ma fille ont été admises à l'école, nous avons été invitées à une réunion. Le professeur nous a montré la classe et les ateliers individuels. Il a expliqué à quoi ressemble le programme de la journée et qui contacter en cas de questions. Grâce à cela, nous nous sommes sentis plus confiants face à la nouvelle situation. Introduction similaire (l'intégration) cela vaut la peine de se préparer pour un nouveau client.

  • Pour les sociétés de services auxquelles le client est associé depuis longtemps, il est important de lui donner les principes de coopération. Si vous ne les donnez qu'une seule fois au moment de la vente, ils ne s'en souviennent généralement pas.
  • Lors de la vente de logiciels, il est judicieux de donner à l'utilisateur des conseils pour en tirer le meilleur parti.
  • Si vous fournissez un panneau de commande en ligne, vous devez enseigner au client comment l'utiliser.
  • Lorsqu'il propose des produits (en particulier des produits complexes), l'acheteur trouvera des conseils utiles sur la façon de les utiliser.
  • Au fait, vous pouvez demander au client de donner votre avis ou vous encourager à aimer votre page fan.

l'intégration est d'envoyer une série d'emails. Dans chacun d'eux, vous passez un petit pourboire et l'étalez dans le temps. Vous pouvez le faire dans presque tous les services postaux. Il est préférable de choisir celui qui ajoute automatiquement le client à la liste de diffusion appropriée après l'achat. J'utilise MailerLite à cet effet.

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4. Distribution du contenu

Certaines industries exigent que les clients soient tenus à jour. C'est mon cas. Il se passe souvent quelque chose entre les numéros suivants du magazine, dont nous informerons les lecteurs. Un cabinet d'avocats, un bureau de comptabilité, un cabinet d'enseignement, etc. peuvent avoir des besoins similaires.

Placer des informations sur un site Web ne suffit pas. Il n'y a aucune garantie que les clients s'y rendront quand nous l'aimerons. Vous pouvez leur envoyer du courrier, mais cela nécessite un travail supplémentaire. Sauf si … la machine le fait, en particulier l'outil d'envoi de campagnes RSS.

Comment ça marche? Dans le système postal, saisissez l'adresse RSS de votre page ou une catégorie spécifique de la page. Vous définissez des articles permanents (en-tête, pied de page) et des dates d'expédition – par exemple, tous les mardis à 15 h. 9. À un certain moment, le système recherche de nouveaux articles. Si c'est le cas, les abonnés soumettent une critique avec des liens vers ces articles. De cette façon, nous envoyons une newsletter chaque semaine avec de nouveaux messages qui apparaissent sur le site Web BranzaDziecieca.pl.

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5. Questions sur Facebook

Au lieu d'envoyer des e-mails ou d'utiliser le formulaire de contact, les clients écrivent de plus en plus aux entreprises via Messenger. Si vous obtenez souvent des questions similaires de cette façon, vous pouvez faciliter votre travail à l'aide d'un bot.

Je ne développerai pas ce fil – j'ai récemment enregistré un épisode entier sur comment utiliser un bot dans une entreprise. Podcast Small Big Company avait récemment un tel outil. Vous pouvez les essayer ici.

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6. Obtention d'informations

J'ai écrit avant comment envoyer automatiquement des informations aux clients. Mais parfois, faites le contraire – collectez des données auprès d'eux. Dans l '"industrie des enfants", elle est également utile lorsque nous publions des résumés thématiques, par exemple des poussettes ou des puzzles.

Le défi est que ces examens ont une structure rigide. Par exemple, le nom du produit, la photo, le prix, la description d'une longueur spécifique, le nom du fabricant et du distributeur doivent être affichés. Une fois, nous avons demandé ces informations par e-mail, mais cela n'a pas fonctionné. Les clients copient généralement une copie de leur site. Les descriptions étaient généralement trop longues ou incomplètes. Parfois, une photo manquait.

Nous collectons ces données depuis longtemps à l'aide de formulaires. Les informations saisies dans des champs individuels doivent remplir certaines conditions (longueur de description, taille minimale du fichier avec photo, etc.). Grâce à cela, nous avons beaucoup moins de travail.

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Comment automatiser le travail de l'entreprise

Les tâches effectuées dans l'entreprise peuvent également être automatisées. Maintenant, je veux vous montrer comment je le fais à la maison. Tous mes exemples ne peuvent probablement pas s'appliquer directement à vous. Cependant, j'espère vous encourager à rechercher vos propres améliorations.

7. Emission des factures

L'une des activités les plus agréables de l'entreprise est la facturation, en particulier pour les gros montants. Cependant, cette tâche mérite également d'être automatisée afin de ne pas prendre de temps inutile. Comment faites-vous? Je recommande trois façons:

  • Lorsque vous vendez en ligne, vous pouvez combiner la commande avec la facturation automatique. Le client livre des données, le système crée un document et l'envoie à une adresse e-mail.
  • Les clients paient des forfaits mensuels en tant qu'abonnement? Utilisez l'option "factures récurrentes". Vous préparez le premier d'entre eux, en fixant la date de fin et à partir de votre tête. Le système émet et envoie un document à tous ceux qui en ont besoin chaque mois.
  • Émettez-vous souvent des factures qui ne sont pas très différentes? Utilisez la fonction "Afficher similaire". Le document sélectionné est copié comme nouveau et vous n'avez pas besoin de le créer à partir de zéro.

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8. Travail sur des projets

Comment les informations sont-elles transférées entre les membres de l'équipe travaillant sur un projet commun? Le courrier électronique ne fonctionne pas complètement. Slack vous permet de parler en temps réel, mais il est difficile de comprendre l'ensemble de l'entreprise. Vous avez besoin d'un outil de gestion de projet.

Quand cette solution fonctionne-t-elle le mieux? Uniquement lorsque plusieurs personnes effectuent la même tâche en même temps. Deuxièmement, lorsque les membres de l'équipe dépendent les uns des autres (lorsque l'un est terminé, l'autre peut commencer). Un bon exemple est la création d'un site Web par un graphiste, développeur et rédacteur publicitaire. Chacun d'eux entre les informations dans le même système. Grâce à cela, tout le monde sait ce qui se passe. Et en plus, le chef de projet a juste besoin d'un coup d'oeil pour se faire une idée du workflow.

Comment j'utilise Trello à cet effet. Chaque numéro du magazine contient un dossier distinct, les soi-disant tableaux. Le tableau est divisé en colonnes correspondant aux différentes étapes du travail sur le texte. Il y a d'abord l'écriture, puis la relecture, l'autorisation, la composition, les corrections et enfin une page claire. Chaque article est un onglet distinct qui se déplace entre les colonnes. Vous pouvez ajouter des commentaires aux cartes. Grâce à cela, des informations sur un article donné sont disponibles quelque part.

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9. Traitement graphique

Une autre automatisation concerne la préparation de photos pour un site Web. Internet est actuellement largement basé sur des images. Il est fort possible que ma solution vous soit également utile, quelle que soit l'industrie dans laquelle vous travaillez.

Le problème que j'avais dans l'entreprise était le traitement des photos de la foire. Nous en avons besoin pour l'impression haute résolution, mais pour un site, ces fichiers sont beaucoup trop lourds. Il faut donc réduire de plusieurs dizaines à plusieurs centaines d'images à la fois. Le faire à la main est si fatigant que cela peut être un moyen de torturer les terroristes à Guantánamo.

Si vous avez un site Web sur WordPress, vous pouvez installer un plugin qui réduit les images directement sur le serveur. Mais si vous mettez beaucoup de photos sur la page, je ne recommande pas une telle solution. Premièrement, l'envoi de fichiers lourds prend beaucoup de temps, deuxièmement, leur traitement peut ralentir votre site. Il est préférable de le faire sur votre propre ordinateur et de télécharger des photos avec les paramètres appropriés.

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10. Surveillance d'Internet

Certaines solutions d'automatisation sont devenues si populaires qu'il est difficile de croire comment nous nous en sommes sortis auparavant. Les outils de surveillance Internet en sont un bon exemple.

Une fois que vous avez voulu trouver des endroits sur le Web où quelqu'un a écrit à votre sujet, vous avez utilisé un moteur de recherche. Les plus intelligents ont facilité les choses avec Google Alertes. Cependant, les résultats de ces recherches n'étaient pas très précis et encore moins récents. D'autant plus que les médias sociaux sont apparus où le contenu est généré en continu en grande quantité.

J'ai la chance qu'en tant que blogueuse, j'ai obtenu un plan gratuit chez SentiOne. Grâce à lui, j'ai découvert plus d'une fois que quelqu'un avait écrit sur la Small Big Company sur son blog ou recommandé mon podcast sur Facebook sans me taguer. Sans cet outil, je n'aurais pas eu l'occasion de les en remercier. Mais bien sûr, la surveillance du réseau vous offre beaucoup plus d'options en termes de PR dans une petite entreprise.

Outil de surveillance Internet SentiOne – prix: à partir de 149 PLN net par mois

11. Utilisation de mots de passe

Vous êtes-vous déjà demandé combien de comptes vous avez sur différents sites Web et applications? Parce que je viens de vérifier que j'en ai 566. Bien sûr je ne les utilise pas tous, ce sont des comptes mis en place en quelques années, souvent juste pour essayer un outil et ne jamais y revenir.

Même si vous ne testez pas différentes solutions aussi intensément que moi, je parie que vous disposez d'une douzaine à plusieurs dizaines de connexions et mots de passe que vous utilisez. C'est trop à retenir.

Bien sûr, il existe différentes méthodes pour résoudre ce problème. Vous pouvez utiliser le même mot de passe partout (ou plusieurs différents), mais si un hacker casse un endroit, il peut se connecter à votre compte ailleurs. Vous pouvez également enregistrer des mots de passe dans votre navigateur, mais ce n'est pas toujours sûr. De plus, vous ne pourrez pas y accéder depuis un autre appareil. Vous pouvez également écrire des mots de passe intelligents dans un cahier papier … mais j'espère que vous n'y avez même pas pensé.

Une bien meilleure solution est un programme qui se souvient de vos informations de connexion pour vous et se remplit automatiquement lorsque vous souhaitez utiliser un site spécifique.

Demande de stockage des mots de passe 1Password – prix: 3 USD par mois sur un plan annuel

12. Sauvegarde

La sauvegarde est comme la gymnastique de tous les jours. Cela ne prend pas beaucoup d'efforts, offre des avantages évidents et … presque personne ne s'en soucie.

Peut-être que je serais le même sans le fait que j'ai perdu toutes les données de mon ordinateur plusieurs fois dans ma vie. Il y a longtemps, j'ai eu un cambriolage au bureau, et l'ordinateur portable était en fait une chose précieuse. À d'autres occasions, lors d'un orage, je n'ai pas retiré l'ordinateur de la prise électrique et la foudre l'a fait frire pour moi. D'autres fois, mon MacBook a également détecté un virus extrêmement méchant et la seule solution était de formater le disque. Je sais que cela se produit et je sais que ne pas sauvegarder demande des problèmes.

Je sais aussi que je ne me souviendrai pas que je les ai faites à la main. C'est pourquoi je l'ai automatisé. J'ai acheté un lecteur réseau, installé l'application sur mon ordinateur et oublié le sujet. Tous les fichiers sur lesquels je travaille sont régulièrement copiés sur ce disque supplémentaire.

– prix: env. PLN 690 (pour la version 3 To)

Et à quoi ça ressemble à votre place?

En plus des solutions mentionnées précédemment, je recommanderais deux autres solutions pour aider à automatiser les tâches dans l'entreprise et plus encore:

  • Zapier.com – un outil qui rassemble différentes applications. Par exemple, vous pouvez combiner un calendrier avec Slack pour que tous les membres de l'équipe reçoivent un rappel du rendez-vous. Ou recevez un SMS lorsqu'un nouveau message apparaît sur votre blog préféré.
  • IFTTT.com – le nom de cette application est abrégé SI c'est au-delà de ça. Cela fonctionne de telle manière que si quelque chose se produit (par exemple, vous recevez un e-mail avec une pièce jointe), le système passe à l'étape suivante (par exemple, enregistrer la pièce jointe dans Google Drive). Ou si le prix d'une application donnée dans l'AppStore baisse, vous recevrez une notification par téléphone.

Et comment automatisez-vous le travail dans votre entreprise? Quels outils utilisez-vous pour cela? Écrivez à ce sujet dans le commentaire. Si vous obtenez beaucoup d'exemples intéressants, ce sera peut-être du matériel pour le prochain épisode du podcast?